¡No más confusiones! Guía completa de facturación en Colombia 2019

Si eres propietario de un negocio o trabajas en el área administrativa, seguramente conoces la importancia de las facturas en el proceso de venta. Pero, ¿has considerado la posibilidad de implementar la facturación electrónica? En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre este proceso que ha revolucionado la forma en que se manejan las facturas en Colombia.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, enviar, recibir y validar facturas de manera digital. Este proceso utiliza medios electrónicos para la emisión y presentación de facturas. En lugar de emitir facturas en papel, las facturas se generan en formato electrónico y se envían por medios electrónicos.

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¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

Desde el 1 de enero de 2019, la facturación electrónica es obligatoria en Colombia para varias categorías de contribuyentes. Están en la obligación de facturar electrónicamente:

• Grandes empresas (aquellas que facturan más de 3.000 millones de pesos al año).
• Empresas que realicen exportaciones.
• Contribuyentes que deban expedir factura por compras realizadas a otros responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Empresas que se acojan voluntariamente al sistema de facturación electrónica.

¿Cómo solicitar el RUT y la firma electrónica?

Para solicitar el RUT y la firma electrónica necesitarás acercarte a una DIAN autorizada y presentar los siguientes documentos:

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• Copia del documento de identidad del representante legal de la empresa.
• Copia de la Cámara de Comercio de la empresa.
• Certificado de cuenta bancaria de la empresa.

Beneficios y ventajas de la facturación electrónica

La facturación electrónica tiene múltiples beneficios, tanto económicos como medioambientales.

¿Cuáles son los beneficios económicos?

La facturación electrónica tiene una serie de beneficios económicos:

• Reducción del costo de papel y almacenamiento. El proceso de emisión de facturas electrónicas es mucho más eficiente y económico que el proceso tradicional de facturación. Además, no es necesario guardar copias físicas de las facturas.
• Mejora de los procesos de gestión de facturas. La facturación electrónica puede integrarse con otros sistemas empresariales, lo que permite un mejor control y gestión de las facturas.
• Mayor rapidez en el proceso de facturación. Las facturas electrónicas se emiten y reciben en cuestión de minutos, lo que permite una mayor rapidez en el proceso de facturación.

¿Qué ventajas tiene para el medio ambiente?

La facturación electrónica también tiene una serie de ventajas para el medio ambiente:

• Reducción del consumo de papel. La implementación de la facturación electrónica reduce drásticamente el consumo de papel, lo que ayuda a reducir el impacto ambiental de las empresas.
• Reducción de emisiones de CO2. La facturación electrónica reduce la cantidad de energía utilizada en el proceso de emisión y envío de facturas, lo que a su vez reduce las emisiones de CO2.

Requisitos para emitir facturas electrónicas en Colombia

Para emitir facturas electrónicas en Colombia, es necesario cumplir con ciertos requisitos. Entre los requisitos más importantes se encuentran:

¿Qué información debe incluir una factura electrónica?

Entre la información que debe incluir una factura electrónica se encuentran:

• Identificación del emisor y el receptor.
• Descripción de los productos o servicios vendidos.
• Valor total de la venta.
• Valor del impuesto sobre las ventas (IVA).

¿Cómo se firma una factura electrónica?

Para firmar una factura electrónica, se utiliza la firma electrónica. Esta firma es una herramienta segura que garantiza la autenticidad de la factura y su integridad.

Proceso de facturación electrónica

El proceso de facturación electrónica consta de varias etapas, entre las que se encuentran:

¿Cómo funciona el intercambio de documentos electrónicos?

El intercambio de documentos electrónicos se realiza a través de un portal web o de un software de facturación electrónica. Los documentos se envían y reciben en formato XML.

¿Cuáles son los pasos para emitir una factura electrónica?

Para emitir una factura electrónica, se deben seguir los siguientes pasos:

• Crear la factura en formato electrónico.
• Firmar digitalmente la factura usando la firma electrónica.
• Enviar la factura al receptor.
• Guardar una copia de la factura electrónica para futuras consultas.

Errores comunes al emitir facturas

Aunque la facturación electrónica es un proceso más eficiente que el tradicional, es importante tener en cuenta que existen algunos errores comunes que es necesario evitar.

¿Cuáles son los errores más comunes al emitir facturas?

Entre los errores más comunes en la emisión de facturas electrónicas se encuentran:

• Errores en la identificación del emisor o el receptor.
• Errores en el cálculo del IVA.
• Errores en la descripción de los productos vendidos.

¿Cómo evitarlos?

Para evitar estos errores, es importante tener en cuenta los siguientes consejos:

• Verificar siempre la información de la factura antes de emitirla.
• Usar un buen software de facturación electrónica que tenga funciones de verificación de errores.

Comprobantes de pago electrónicos

Además de las facturas electrónicas, también existen los comprobantes de pago electrónicos. Estos son documentos que deben ser expedidos por el emisor de una factura electrónica.

¿Qué son los comprobantes de pago electrónicos?

Los comprobantes de pago electrónicos son documentos que sirven para comprobar el pago de una factura electrónica.

¿Cómo se emiten los comprobantes de pago electrónicos?

Los comprobantes de pago electrónicos se emiten a través del mismo software que se utiliza para emitir las facturas electrónicas. Una vez que se ha emitido una factura electrónica, se puede generar un comprobante de pago electrónico.

Conclusión

La facturación electrónica ha revolucionado la forma en que se manejan las facturas en Colombia. Este proceso es más eficiente, económico y respetuoso con el medio ambiente que el proceso de facturación tradicional. Si aún no has implementado la facturación electrónica en tu empresa, es hora de que lo hagas.

Preguntas frecuentes

¿La facturación electrónica es obligatoria en Colombia?

Sí, la facturación electrónica es obligatoria desde el 1 de enero de 2019 para varias categorías de contribuyentes.

¿Cómo se reportan las devoluciones y descuentos en las facturas electrónicas?

Las devoluciones y descuentos se deben reportar en la factura electrónica como notas crédito.

¿Puedo cancelar una factura electrónica emitida?

No es posible cancelar una factura electrónica emitida. En su lugar, se debe emitir una nota crédito.

¿Qué pasa si el receptor no acepta la factura electrónica?

Si el receptor no acepta la factura electrónica, se debe emitir una factura en papel y anular la factura electrónica.