Programa tu facturación electrónica en pocos pasos

Si tienes una empresa o eres emprendedor, probablemente hayas oído hablar de la facturación electrónica. Y es que cada vez son más las empresas que se suman a esta modalidad de facturación, y no es para menos, pues son muchos los beneficios que aporta a nivel organizativo, económico y legal.

En este artículo te explicaremos qué es la facturación electrónica y por qué deberías considerarla como una opción para tu empresa. Además, te detallaremos los pasos necesarios para empezar a emitir facturas electrónicas y consejos prácticos para el proceso.

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¿Por qué elegir la facturación electrónica?

Seguridad y reducción de errores

La facturación electrónica no sólo es un método más seguro que el tradicional, donde se realizan tareas manuales propensas a errores, sino que también ofrece mayor control y seguimiento sobre las facturas emitidas y recibidas.

Ahorro de tiempo y dinero

Con la facturación electrónica se ahorra en tiempo y recursos, ya que no es necesario imprimir, enviar ni archivar físicamente las facturas. Además, el proceso de envío y recepción es inmediato.

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Cumplimiento normativo

Desde el 2014, la facturación electrónica es obligatoria en algunos países, de manera que te permitirá estar al día con la normativa fiscal y evitar futuras sanciones.

¿Cómo empezar a facturar electrónicamente?

Paso 1: Obtener la firma electrónica

La firma electrónica es una herramienta imprescindible para emitir facturas electrónicas. Se trata de un certificado que garantiza la autenticidad, integridad y no repudio, es decir, que el contenido de la factura no ha sido modificado ni manipulado y que su emisor es quien dice ser.

Paso 2: Elegir un proveedor de servicios electrónicos

Una vez obtenida la firma electrónica, es necesario seleccionar un proveedor de servicios electrónicos que te brinde el software necesario para emitir las facturas electrónicas. Es importante elegir un proveedor de confianza y que cumpla con los requisitos normativos.

Paso 3: Configurar el sistema de facturación electrónica

Después de elegir un proveedor, deberás configurar el sistema de facturación electrónica según las necesidades de tu empresa. Una vez hecho esto, ya podrás comenzar a emitir tus facturas electrónicas.

Consejos prácticos para la facturación electrónica

Conservar copias de respaldo

Es importante realizar respaldos periódicos de las facturas emitidas y recibidas, ya sea en nube o en dispositivos de almacenamiento seguro, para evitar posibles pérdidas de información.

Establecer un flujo de trabajo interno

Una buena comunicación interna es fundamental para una correcta implementación de la facturación electrónica. Es necesario establecer un flujo de trabajo claro y responsable, que permita enviar y recibir las facturas con agilidad.

Explicar a los clientes el proceso de facturación electrónica

No todos los clientes están familiarizados con la facturación electrónica. Por ello, es fundamental explicarles de manera sencilla y detallada el proceso de emisión y recepción de facturas electrónicas.

Conclusión

Avanzar en la digitalización de tu empresa es vital para reducir tiempos y costos, y es por ello que la facturación electrónica se presenta como una opción necesaria. Si aún no has optado por esta práctica, no dudes en dar el paso y poner en marcha la facturación electrónica.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio emitir facturas electrónicas?

En algunos países es obligatorio emitir facturas electrónicas. Lo mejor es consultar con la normativa fiscal local para saber si aplican requerimientos específicos en tu empresa.

¿Cómo saber si mi empresa cumple los requisitos para emitir facturas electrónicas?

Para saber si tu empresa está en capacidad de emitir facturas electrónicas es necesario consultar con la normativa local y aplicar los requerimientos necesarios.

¿Qué pasa si tengo problemas con la facturación electrónica?

En caso de tener problemas con la emisión o recepción de facturas electrónicas, lo mejor es contactar al proveedor de servicios electrónicos que hayas contratado y seguir las recomendaciones que te ofrezca.

¿Puedo emitir facturas electrónicas desde mi teléfono móvil?

En algunos casos, es posible emitir facturas electrónicas desde dispositivos móviles, ya que algunos proveedores ofrecen aplicaciones móviles para tal propósito. Sin embargo, esto dependerá de las especificaciones técnicas de cada proveedor.