Elige la operación correcta para facturar electrónicamente

Si eres un emprendedor o empresario, seguramente sabrás que aunque la facturación electrónica es una operación relativamente nueva, ya se ha consolidado como una opción imprescindible para el manejo de la facturación en México. ¿Por qué? Porque la facturación electrónica no sólo agiliza el proceso de contabilidad, sino también porque se trata de una herramienta útil para cumplir con las obligaciones fiscales.

Pero, ¿cómo puedes empezar a emitir facturas electrónicas? ¿Y qué aspectos deberías cuidar para que este proceso se realice de forma adecuada? En este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber sobre la facturación electrónica.

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¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un sistema que permite la emisión, recibo y almacenamiento de las facturas de forma digital en un formato determinado. En palabras sencillas, la facturación electrónica es el acto de crear facturas de forma digital y permitir su visualización y presentación al SAT.

¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica?

La facturación electrónica tiene múltiples ventajas, aquí te presentamos algunas de las más destacadas:

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• Reduce la cantidad de papel utilizada para las facturas.
• Envío de facturas en tiempo real.
• Reducción de errores en los datos fiscales y de contabilidad.
• Facilidad para almacenar facturas por varios años.

Requisitos para facturar electrónicamente

Para emitir facturas electrónicas no basta con tener un software o sistema. Antes de empezar a facturar electrónicamente, deberás tomar en cuenta algunos requisitos que son obligatorios de cumplir.

Certificado digital

La primera condición para facturar electrónicamente es tener un Certificado Digital emitido por el SAT. Este certificado sirve como una firma digital para todas tus facturas electrónicas, por lo que es un requisito obligatorio en la generación de facturas.

Registro en el SAT

Además de tener el Certificado Digital, es necesario que te registres en el SAT como facturador autorizado. Este registro te permitirá tener acceso a los sistemas que te permiten emitir facturas electrónicas.

Proveedores de facturación electrónica

Existen diversos proveedores de facturación electrónica en el mercado, cada uno con diferentes características. Por lo tanto, es importante tener una evaluación y selección del proveedor de facturación electrónica para saber que cumple con las necesidades que requieres, desde la seguridad de los datos hasta la estrecha atención al cliente.

¿Cómo elegir al proveedor adecuado?

Antes de decidirte por un proveedor, deberías evaluar los servicios que ofrece, las referencias y la garantía de calidad que brinda la empresa. Asegúrate de elegir un proveedor que se adapte a tus necesidades, objetivos y bolsillo.

Proceso de facturación electrónica

Una vez que elijas al proveedor adecuado y cumplas con los requisitos, deberás realizar ciertas acciones para emitir facturas electrónicas.

Paso a paso para generar una factura electrónica

Para facturar electrónicamente, es importante seguir ciertos pasos en el proceso de emisión de facturas:

1. Crear factura en el sistema del proveedor de facturación.
2. Emitir la factura electrónica con un folio fiscal y la firma electrónica con el certificado SAT.
3. Enviar la factura electrónica a tu cliente.
4. Almacenar la factura electrónica por 5 años.

Errores comunes al facturar electrónicamente

Aunque la facturación electrónica ofrece ventajas en cuanto a rapidez y eficiencia de procesimiento de contabilidad, hay ciertos errores que deben ser evitados:

¿Cómo evitar errores al facturar electrónicamente?

Para evitar errores en las facturas electrónicas, es importante que siempre revises los datos fiscales, el número de folio fiscal y la información de la factura electrónica antes de firmarla electrónicamente.

Conclusión

La facturación electrónica es una herramienta muy útil para cualquier tipo de negocio. Con la implementación de la facturación electrónica, podrás ahorrar tiempo y disminuir los errores en el proceso de contabilidad financiera.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatoria la facturación electrónica?

Sí, desde el 1 de septiembre de 2018, todas las empresas están obligadas a utilizar la facturación electrónica

¿Qué pasa si no emito facturas electrónicas?

Si tu negocio no emite facturas electrónicas, podrías estar en riesgo de recibir sanciones monetarias y penales por el incumplimiento de las obligaciones fiscales.

¿Cómo puedo validar una factura electrónica?

Para validar la autenticidad de una factura electrónica, deberás ingresar el código de folio fiscal en el SAT. De esta forma, podrás corroborar que la factura electrónica es válida.

¿Puedo cancelar una factura electrónica después de emitida?

Sí, es posible cancelar una factura electrónica. Las cancelaciones se pueden realizar en línea, con la habilidad adicional de poder emitir nuevas facturas para remplazar las canceladas.